Как Wolfe Dental превратила 500 пропущенных звонков в месяц в $140 тыс. дополнительного объёма услуг

Кратко

Wolfe Dental: стоматологическая группа из двух локаций, обслуживающая более 6 000 активных пациентов в районе Большого Портленда, с сочетанием общей стоматологии и специализированных услуг. Практика привлекает от 160 до 200 новых пациентов в месяц и тратит на маркетинг более $100 000 в год, чтобы поддерживать этот поток. Но сильная верхняя часть воронки имеет значение только в том случае, если вы можете поймать создаваемый ею спрос.

У Wolfe Dental слишком много этого спроса ускользало: звонки оставались без ответа, а у посетителей сайта не было надежного способа записаться онлайн. Arini закрыл обе проблемы.

Задача

Когда на каждую локацию всего по одному администратору, а звонков в обе точки много, Wolfe Dental пропускала до 500 звонков в месяц. Доля отвеченных звонков упала до отметки в районе 60-х и низких 70-х процентов. Основные проблемы:

• Слепая зона в нерабочее время: пациенты, привлеченные маркетинговыми кампаниями на выходные и вечер, звонили, когда никого не было, попадали на автоответчик и уходили.
• Перегрузка ресепшена: с одним администратором на локацию сотрудников постоянно рвали на части. Даже рутинные задачи, например ответ на вопрос о страховке, означали сверку с устаревшими таблицами прямо во время разговора, и пациенты в офисе часто ждали.
• Потраченные впустую маркетинговые деньги: тратить более $100 000 в год на маркетинг и видеть, как звонки новых пациентов в выходные остаются без ответа, делало окупаемость невозможно защитить.


Потери не ограничивались пропущенными звонками. Растущая доля пациентов, пришедших из маркетинга, попадала на сайт Wolfe уже готовой записаться, но существующая онлайн-запись была ограниченной и ненадежной, и у пациентов не было гибкости записаться на нужные типы приемов. Как отметил Джефф, это, как правило, более молодые пациенты, которые ждут, что все можно решить онлайн, а не по телефону. Не имея возможности нормально встретить их там, Wolfe Dental каждый день теряла часть спроса, который сама же создавала маркетингом.

Решение

В августе 2025 года Wolfe Dental внедрила Arini, чтобы покрывать переливающиеся звонки в рабочее время и полностью брать на себя нерабочие часы. Агент Arini был обучен на полном наборе протоколов Wolfe, включая первичный прием новых пациентов, запись на консультации, срочную сортировку, запись на гигиену и многое другое. Команда также обучила агента отвечать на все типы вопросов пациентов, от страхового покрытия до услуг и правил записи, и каждый раз давать точные ответы без участия персонала. Arini начал обрабатывать весь спектр обращений пациентов и типов приемов без какого-либо участия персонала.

Результаты

Результаты проявились на обоих фронтах. Arini стал отвечать в среднем примерно на 500 звонков в месяц в нерабочее время и при переливах, которые раньше уходили на автоответчик, сократив число пропущенных звонков в 10 раз, до примерно 50. Оставшиеся пропущенные звонки Arini переводил на ресепшен для последующей обработки по сложным вопросам биллинга или клиническим вопросам, на которые персонал не ответил.

стал единым источником правды для практики

Arini не только обрабатывал телефонные звонки, но, что важнее, заполнял пробелы в расписании. В первый полный месяц после запуска Arini записал для Wolfe Dental объем услуг на $34 000 по обеим локациям на приемы, которые раньше были бы потеряны полностью. Команда ресепшена из скептиков стала полностью полагаться на него: сотрудники начали намеренно позволять звонкам уходить на Arini, доверяя ему правильно все обработать.

С тех пор Arini не сбавлял темп для Wolfe Dental. С сентября 2025 по апрель 2026 года Arini записал для двух локаций Wolfe $134 тыс. общего объема услуг. Помимо того, что он закрывал телефоны и заполнял расписание, Arini стал базой знаний компании. Как выразился Джефф: "Arini отвечает на страховые вопросы новых пациентов лучше, чем мои собственные сотрудники." В итоге Arini помог закрыть разрыв, который не удавалось закрыть $100 000 годовых маркетинговых расходов.

Итог

Опыт Wolfe Dental показывает, что происходит, когда закрываешь оба пробела одновременно. Arini отвечал на звонки, которые раньше уходили на автоответчик, и давал посетителям сайта возможность записаться, не снимая трубку. Результат: больше новых пациентов, меньше стресса на ресепшене и маркетинговый бюджет, которому наконец есть куда приземлиться.

Любой группе из нескольких локаций, которая тратит деньги на рост и видит, как заинтересованность утекает в нерабочее время, эта возможность уже доступна. Пациенты уже звонят, уже ищут, уже готовы записаться. Arini следит за тем, чтобы никто из них не ушел ни с чем.